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5 consigli per gestire i fornitori di comunicazione

Gestione fornitori

Chi di voi non ha almeno una volta avuto a che fare con un fornitore di servizi di comunicazione di cui non è rimasto soddisfatto?

Ma siete proprio sicuri di aver fatto tutte “le cose per bene”? Gestire i fornitori di comunicazione, è più in generale i fornitori di servizi, non è una operazione di poco conto. Richiede metodo, strategia e pianificazione.

Ecco 5 consigli utili per imparare a gestire al meglio i propri fornitori di comunicazione.

1. Stabilite cosa volete, affermatelo subito e attenetevi a quanto richiesto

Se avete le idee chiare di cosa volete e come. 

Se al contrario sapete cosa vi serve, ma non avete spunti. 

Se avete un obiettivo ma non sapete quale strada intraprendere. 

Se si vuole una certa cosa, ma esistono limitazioni a quello che si può fare. 

Dite tutto e ditelo subito. 

E possibilmente non cambiate idea in corsa.

Operativamente parlando, qualsiasi elemento preliminare che informa la natura del lavoro è fondamentale per entrambe le parti: il lavoro del vostro fornitore di servizi di comunicazione, ma specialmente l’azienda stessa.

Modificare i piani in corsa sarà sempre un incomodo. Tornare sui precedenti passi, rivedere quanto in precedenza deciso, rifare lavori da capo perché si è poi cambiato, è quanto si vuole evitare il più possibile. 

Cosa comporta cambiare la natura del lavoro avviato:

tempi di consegna dilatati, sforamento del budget, malessere tra le parti, ritardi nei successivi pagamenti, erosione dei rapporti cliente-fornitore. 

2. Stabilite e monitorate le scadenze

Quando di tratta di gestire i fornitori, la presenza di una scadenza forte, comunicata come tale, è la migliore premessa lavorativa, qualunque sia la professione del fornitore nel novero dei servizi di comunicazione o advertising.

Per “scadenza forte” non ci si riferisce soltanto  alla data ultima di consegna del lavoro, ma a diversi aggiornamenti operativi intermedi. 

In genere queste verifiche/scadenze preliminari sono due: una prima valutazione di quanto svolto, una seconda di metà termine.

È fondamentale per l’azienda concordare le tempistiche per queste scadenze,  ma soprattutto monitorare adeguatamente il loro effettivo adempimento. Data di consegna in testa.

Se nella data stabilita il materiale ordinato non lo avete in casa, chi è che ha un problema?

Voi impresa o il fornitore? 

Bene, il materiale ordinato equivale qui al servizio di comunicazione. 

Nel vostro interesse, monitorate con scrupolo le scadenze concordate.

3. Stabilite scaglioni di pagamento con l’avanzare del lavoro

Come può essere un consiglio a favore dell’impresa? Semmai lo sarà a favore del fornitore, si direbbe a prima impressione: mentre procede con il lavoro, il fornitore si vede saldata la parte corrispondente di quanto prodotto. 

In cosa ci guadagna l’azienda a stabilire scaglioni di pagamento?

Crea una exit strategy.

Una insoddisfazione per quanto ricevuto alla prima data di valutazione è del tutto possibile.

Senza approfondire, il materiale consegnato può non piacere affatto o il fornitore può rivelarsi problematico.

Se non si conta su una pianificazione di valutazioni/pagamenti, l’impresa scontenta si trova a dover richiedere: “presentate il costo per quanto svolto e arrivederci”. 

E se il costo presentato è ritenuto eccessivo, l’impresa si ritrova con un problema da risolvere.

La porta di uscita per una impresa, per non procedere ulteriormente con un fornitore o una produzione insoddisfacente, è avere stabilito l’avanzamento dei pagamenti all’avanzare dei lavori stabiliti.

4. Stabilite chi segue il lavoro in azienda

Evitate di palleggiare internamente tra le opinioni di diverse persone, tutte con una voce in capitolo. Il rischio ovviamente è un esito operativo disgiunto, dove per accontentare tutti si è persa l’identità del lavoro in corso (ricadendo con ogni probabilità nella situazione descritta al punto 1.).

Scegliete attentamente chi avrà il compito di gestire i fornitori della comunicazione, di incontrarli, chi ne valuta il lavoro, chi lo deve approvare. 

Nell’ordine di grandezza di una PMI, di rado è necessaria più di una singola persona. Eppure, spesso sono proprio le piccole aziende quelle che dividono la valutazione del lavoro per tante teste, con una conseguente dilatazione dei tempi operativi oltre che una non-omogeneità del servizio o prodotto richiesto.

È molto peggio – in nome di una coralità di opinione – interpellare tutte le presenze in azienda “che contano”, e trovare una quadra delle osservazioni forti di ciascuno, anziché designare una figura singola responsabile della valutazione operativa.

5. Stabilite una fiducia nelle scelte del vostro fornitore

Anche se l’azienda esprime a lettere capitali che cosa vuole e come lo vuole, nel suo interesse deve poter considerare una proposta alternativa da parte del fornitore della comunicazione. 

Un “piano B”, giustificato da osservazioni del professionista durante la fase di produzione, che fanno ritenere il precedente “piano A” come una scelta non ottimale.

In più di un caso il lavoro consegnato piace solo a chi lo ha commissionato, e non risulta efficace. Con quanto ne consegue: una opinione dell’azienda simile a “fare quel lavoro è stato uno sbaglio e una perdita di soldi”.

Lo sbaglio, invece, è stato portare a termine quel lavoro in modo ostinato, senza accettare correzioni in itinere.

A dirla tutta, la responsabilità in questi casi inizia dal fornitore stesso: non deve mai esitare ad esprimere perplessità e proporre alternative alle linee guida ricevute. 

Ma è molto improbabile che il fornitore non manifesti queste perplessità, e non proponga diverse soluzioni a suo giudizio più efficaci. D’altronde, quale professionista è contento di consegnare qualcosa che egli stesso reputa non funzionale, non ottimale, non in grado di svolgere la funzione preposta?

In questi casi, è un grave errore da parte dell’azienda non ascoltare le considerazioni del professionista della comunicazione. Un grave errore che capita non così raramente.

Ancora si riscontra l’attitudine aziendale “l’ho pagato e deve piacere a me”, con le relative conseguenze.

Per il bene dell’impresa, si stabilisca la dovuta fiducia nell’opinione del professionista a cui vi rivolgete per un servizio di comunicazione, pubblicità, marketing. Cosicché possiate sentirvi dire dei salutari “no”, o che la vostra idea forte non funziona.

Giuseppe Restano – Redattore Pubblicitario

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